ورود اطلاعات در سیستم حسابداری از طریق فرم سند صورت می پذیرد. در سیستم حسابداری سامان ثبت اطلاعات مالی در چندین فرم انجام می پذیرد. اصلی ترین و زیر بنایی ترین فرم در سامان فرم سند حسابداری است. زیرا این فرم بستر کلیه اطلاعات ورودی به سیستم میباشد. این اطلاعات میتوانند بصورت مستقیم در سند ثبت شده و یا از طریق فرم هایی چون فاکتور خرید یا فروش و … متاثر گردد.

ثبت اطلاعات و اصلاح در سند حسابداری محدودیت تعداد رکورد نداشته و در سه قالب ثبت موقت، ثبت دائم و ثبت قطعی اطلاعات را نگهداری مینماید. با ثبت سند اتمام کار در سیستم حسابداری فرا رسیده و از این پس کاربران مشغول گزارش گیری و تحلیل اطلاعات در قالب فرم های مختلف میگردند. خروجی های سیستم حسابداری عبارتند از دفاتر روزنامه، کل، معین و تفصیلی، تراز آزمایشی دوره ای و تمام دوره در سطوح مختلف، گزارش ترازنامه و سود و زیان، و نهایتاً گزارش های نموداری و تحلیلی از قبیل نسبت های مالی و منابع و مصارف. در ویرایش دولتی گزارشهای مقایسه ای اعتبارات (بودجه) ،‌تخصیص اعتبار و هزینه ها قابل بهره برداری میباشند. سرویس های جانبی از قبیل کنترل منطقی اسناد، بازسازی و درج اسناد، بستن دوره مالی و گشایش دوره جدید بصورت خودکار از دیگر ویژگی های سامان میباشد.

سند افتتاحیه: در فرم سند افتتاحیه علاوه بر اطلاعات ریالی میتوان اطلاعات مقداری انبار را نیز وارد نمود. سند افتتاحیه در ابتدا توسط کاربر صادر گشته ولی برای دوره های بعدی بصورت خود کار توسط نرم افزار استخراج و ثبت می گردد.

سند ارزی: در هر دوره مالی نرم افزار سامان یک واحد ارزی بعنوان واحد مبنا انتخاب شده و سیستم امکان ثبت اطلاعات ارزی و نرخ تبدیل را در کنار واحد پولی مبنا فراهم ساخته است. بنابراین هر سرفصل علاوه بر دارا بودن کارت معین اصلی، دارای کارت معین ارزی نیز است که شامل 32 ارز مختلف بوده که بصورت تجمیع و یا تفکیکی قابل گزارش گیری میباشند.

فرم ثبت سند حسابداری